REFERAT af:
Lokalrådsmøde Projekteringsmøde nr. 26
tid: Onsdag den 7. december13. januar 3. 2016 – kl. 11.00-16.00
sted: Konfirmandstuen, Engum Præstegaard

NÆSTE MØDE:
Onsdag den 11. januar 2016, kl. 19.30-22.00 i Konfirmandstuen

til stede:                                              deltagere:

Helle Sennov                                             Markedsføringsgruppen                           HS

Sarah Vejnø                                              Referent, Naturgruppen                            SV

Susanne Larsen                                       Naturgruppen                                            SL

Søren Randrup                                         Markedsføringsgruppen                           SR

Marcell W. Larsen                                     Kasserer                                                                      MWL

Gunnar Skibsholt                                      Formand                                                                       GS
Jens Økter (Ref.)                                     Næstformand                                                               JØ
AFBUD FRA:
Jacob Lund                                               Trafiksikkerhedsgruppen                   JL
Anders Buhl                                              Suppleant                                                                     AB

Godkendelse af seneste referat og dagsorden
Ingen bemærkninger hertil
Kommunikation.
Hvordan vi kommunikerer i lokalrådet, til øvrige lokalforeninger, til Vejle
Kommune og med borgerne i lokalsamfundet
Skal interne mails som vedrører lokalrådets arbejde kommunikeres til alle medlemmer?
Ja, vi vil gerne have alle mails.

Skal man altid svare på mails hvor der efterspørger en holdning, stillingtagen eller mening?
Ja, vi svarer på mails indenfor max 3 dage

Er det i orden at undlade at svare på mails af orienterende karakter?
Ja, det er i orden

For at sikre tilgængeligheden til alle relevante udarbejdede dokumenter for lokalrådets nuværende og kommende medlemmer ønskes det undersøgt om der på hjemmesiden kan oprettes hvori der kan placeres dokumenter.
Helle undersøger dette

Hvordan sikre vi en god, kvalitativ og struktureret kommunikation med Vejle
Kommune?
Mails som sendes til Vejle Kommune med reference til lokalrådet skal rundsendes til alle i lokalrådet for “godkendes”. Evt. kommentarer hertil modtages inden for 3 dage.

Der kan selvfølgelig altid rettes personlige henvendelser og initiativer til Vejle Kommune som ikke har været behandlet i lokalrådet, men så må der ikke være referencer til lokalrådet.

Referater bør være mere beslutningsreferater end orienterings-referater?
Det er vigtigt, at vi alle hjælper referenten med at opsummere punkter løbende og sætte aktion på de enkelte punkter før man gå videre til et nyt emne.

Skal vi holde møde med skole og lokalsamfundets øvrige foreninger i det
kommende år?

Det blev besluttet af afholde to samlingsmøder i det kommende år.
1. møde i foråret med alle foreninger – forslag til tid placeres i aktivitetskalenderen

2. møde med EUI op til sommerfesten – forslag til tid placeres i aktivitetskalenderen

Skal vi holde møde med nabo-lokalråd om fælles emner som f.eks. cykelstien langs Juelsmindevej?
GS har allerede haft kontakt til formand for Daugaard Lokalråd, Kim Askær.
Daugaard Lokalråd er interesseret i et fællesmøde. Der var enighed om at samarbejdet i første omgang kun skulle være aktuelle emner som krydser kommunegrænsen, hvorfor det er op til infrastruktur-gruppen at rette henvendelse til Kim Askær vedr. cykelstien langs Juelsmindevej.
Der kan evt. aftales et erfaringsudvekslingsmøde med Daugaard Lokalråd til efteråret. JØA kontakter Kim Askær herom.

Hvor ofte skal vi bringe nyheder på Facebook – skal vi have et mål for det?
Det blev aftalt at dagsorden lægges på Facebook én uge før mødet.
GS og JØA udarbejder dagsorden og sender til Helle.
Ved start på hvert lokalrådsmøde aftales hvem der skriver et kort resumé af mødet Resumé sendes til Helle senest dagen efter mødet.

Nyheder fra de enkelte arbejdsgrupper sendes til Helle. Gruppeformændene er ansvarlige herfor.

Skal vi have en fast aftale om løbende indlæg og ”vedligeholdelse” af hjemmesiden?
Det blev aftalt at opdaterer hjemmesiden hvert kvartal – første gang i januar 2017
Tider herfor angives i aktivitetskalenderen.

Skal aktivitetskalender være tilgængelig på hjemmeside og Facebook  ?
Vi har allerede en kalender på hjemmesiden. I den kalender blev det aftalt at indlægges lokalrådsmøderne. JØA sender aktivitetskalender til Helle som lægger møderne ind.

Aktivitetskalender opdateres med Vejle Kommunes Årshjul og lægges i fælles mappe på hjemmesiden – se pkt. 2.4

Skal vi gøre mere brug af husstandsomdelinger?
Nej, kun ved større arrangementer ellers anvendes sognebladet.

Skal vi rette personlig henvendelse til mulige emner for arbejdsgrupperne eller skal vi lave en bredere ressourcekortlægning af lokalsamfundet som har været nævnt tidligere?
Det blev aftalt at gruppeformændene efter behov selv sørger for at retter henvendelse til lokale ressourcepersoner.
Så må ressourcekortlægningen komme hen ad vejen.

Skal der udpeges et eller flere medlemmer af lokalrådet som er ansvarlig for
kommunikation?
Det blev aftalt at der ikke udpeges en kommunikations ansvarlig, men at hvad der ønskes kommunikeret til sogneblad, pressen, Vejle Kommune mv. rundsendes på samme måde som aftalt om mails – se pkt. 2.2.

Skal vi udsende læserbreve og pressemeddelelser, for at gøre opmærksomme på nyheder og problemstillinger i vort lokalområde? Husk politikere læse ofte aviser.

Det blev aftalt at der skal udsendes pressemeddelelser. Første gang kunne passende være bekendtgørelsen af at vi har fået bevilget et beløb til søen i Engum.
Markedsføringsgruppen er ansvarlig herfor.

Arbejdet i lokalrådet.
Skal vi fokuserer på færre emner af gangen f.eks. 2-4, i stedet for som hidtil at sprede det ud på 4 interessegrupper med i alt 13 emner ?
Det blev aftalt at arbejde videre med arbejdsgrupperne. Det giver en mulighed for at medlemmer kan arbejde med de emner de finder mest interessante.

Skal vi have en fælles procedure/vejledning for, hvordan man kommer fra idékort og til projektbeskrivelse ?

Som inspiration gennemgik JØA en bevidsthedsmodel for projektarbejde også kaldet 5×5-modellen. Modellen kan bruges som huskeliste for at man kommer hele vejen rundt om sit projekt. Husker at inddrage og informerer naboer til projektet eller andre interessenter, husker at undersøge lovkrav, hvad har vi af ressourcer som penge, personer, tid osv.
Modellen giver kun mening ved de lidt tungere projekter som f.eks. Engum sø, shelterplads med toilet, tunnel under Juelsmindevej og lign.
Skal udvalg kunne igangsætte aktiviteter uden dette er vendt med lokalrådets
medlemmer?
Ja, men ikke uden forudgående accept fra lokalrådet, hvis det foregår i lokalrådsregi.
Alternativt må det foregå som privat person.
Nyt fra arbejdsgrupperne

Infrastruktur-gruppen, Jens Økter
SV viderebragte et ønske fra en borger om at gå imod et ønske om at etablere en lysregulering på Horsensvej mellem Bilka og Juelsbjerg.
Begrundet i at det vil tage længere tid for borgerne i lokalområdet at komme til Vejle
JØA undersøger og tager det med på næste møde i arbejdsgruppen.
Vedr. Tunnel Tornbjergvej/Juelsmindevej.
Vejle Kommune har vendt tilbage, at der indkaldes til møde med Morten Hansen, Vejle Kommune og Infrastrukturgruppen ultimo januar 2017.
Nye udstykningsmuligheder.
GS har modtaget informationer fra Vejle Kommune vedr. allerede udlagte arealer iht. kommuneplanen. Tidligere lokal storbonde Claus Brødsgaard tager kontakt til lodsejerne for at vejre stemningen hos disse for udstykning.
Claus inviteres til næste møde. JØA giver Claus besked.
Trafiksikkerheds-gruppen, Jacob Lund
Hastighedsnedsættelse gennem Bredal.
Hvor mange underskrifter blev modtaget på årsmødet ?
Supplerende antal på Facebook udgør pt. 37 personer, kontrolleres for evt. dobbeltgængere. Der udarbejdes skrivelse til Politiet i januar 2017.
Natur-grupper, Susanne Larsen
Der skal afholdes et møde med Mads Fjelsø fra Vejle kommune vedrørende shelterplads og toilet ved Ulbækhus.  GS tager kontakt til Mads Fjelsø for aftale om mødedato og giver SL og SV besked herom.
Der er modtaget tilskud fra ULN’s udviklingspuljen på i alt kr. 265.300,- til oprensning og istandsætning af søen i Engum. Tilskuddet er givet til udbetaling i perioden 1. januar – 1. juli.
Gruppen indkalder oprindelig initiativtager Morten Rask Petersen (mobil 6199 1520, Email: mrask@sdu.dk) til lokalrådsmøde 11. januar 2017.
Det skal endvidere afklares med entreprenør Aksel Nielsen hvilke ydelser som udestår i forhold til tidligere udbetalinger. Udvalget redegør for udstående beløb.
Markedsførings-gruppen, Helle Sennov
HS ønsker at SR sætter sig i spidsen for gruppen.
Det blev aftalt at arbejdsgruppen mødes en halv time før næste lokalrådsmøde.
Økonomi
For at sikre overblik over foreningens økonomi bør dette være et fast punkt på dagsordenen ved alle fremtidige lokalrådsmøder.
Det vil sikre at foreningens medlemmer er medbestemmende på hvad pengene bruges til og tilse, at der sker en evt. nødvendig opsparing frem mod større events – som f.eks sommerfesten.
Der var enighed om at økonomi skal fremgå af standard dagsordenen. Økonomi status varetages af kassereren.

ULN’s  (Udvalg for Lokalsamfund og Nærdemokrati) tilskud og puljer:
Driftstilskud iht. samarbejdsaftalen af 31.10.2015 udgør årligt kr. 10.000,- inkl. moms
Udviklingspuljen, støtter projekter op til max kr. 400.000,- inkl. moms
Strakspuljen støtter projekter op til max kr. 10.000,- inkl. moms
Hvordan og hvornår kan der søges om relevante fondsmidler?
Oversigt over fonde der kan søges kan ses på følgende hjemmesider:
www.foreningstilskud.dk
www.upfrontnet.dk
Lokalrådet har tidligere modtaget et fælles login for foreninger i Vejle Kommune til Upfrontnet. GS har bedt Lars Kastberg om at gensende login til Upfrontet
GS oplyser at Tanja Schmidt, Vejle Kommune, mobil 5150 8115 kan kontaktes for hjælp til ansøgning i fonde

Skal der nedsættes en arbejdsgruppe hvis mål er at søge midler eller skal det være en del af markedsførings-gruppens arbejde?
Der var enighed om at det er en del af markedsføringsgruppen, hvor Marcell sætter sig i spidsen fondsøgnings-arbejdet.
Regningen fra Bredal Kro for årsmødet 2016 beløb sig til 175 kaffekurverter á
kr. 65,-/stk. – i alt kr. 11.375,-  Udlægget blev afholdt af GS.

Lobbyisme
Vi har som lokalråd erfaret, at hvis vi skal skabe resultater er vi nødt til at påvirke   beslutningstagerne altså politikker i Vejle byråd. Embedsfolket – med hvem vi har holdt flere møder med har ”kun” til opgave at komme med anvisninger og præsenterer idéerne for beslutningstagerne. Hvordan kan vi blive aktive lobbyister rettet mod byrådsmedlemmerne?
Drøftes videre på næste møde – JØA kommer med oplæg
Siden sidst
Lokalrådets juletræ ved skolen blev tændt søndag 27. november kl. 17.00 med et
”varme æbleskiver, gløgg og kakao” arrangement serveret fra Jacobs nyindrettede rullende salgsbod med stråtag. Fint fremmøde – ca. 50 personer.
Overskud blev på ca. 500 kr. Beløb overføres til foreningskontoen.

Fint initiativ som gerne må gå hen og blive en tradition
Annonceringen af arrangementet skal dog gøres lidt tidligere næste år.

GS oplyser, at der er modtaget nyt tilsagn om samarbejdsaftale med
Vejle Kommune, da den nuværende udløber med udgangen af 2016.
ULN har udarbejdet et årshjul med udvalgets aktiviteter i det kommende år.
JØA tilføjer aktiviteter lokalrådets aktivitetskalender
Lokalrådenes årsmøde afholdes på Skibet Skole den 26. januar 2017,
Kl. 17.30 – 21.00. GS oplyser, at det normalt er forbeholdt formand og næstformand at deltage, men at der tidligere har været åbnet op for flere deltagere fra lokalrådene. Ønsker man at deltage gives besked til GS senest den 18. december.
GS skal sende tilmelding til Vejle Kommune senest den 19. december.

Vejle Kommune har fået tildelt midler fra landdistriktspuljen til projektet
”Vejle Expat Network – Ven ud på landet”. Vejle kommune opstarter projektet januar 2017. Nærmere herom senere.

Forklaring:
expats er udsendte medarbejdere som fortsat er på ansættelseskontrakter efter hjemlandets regler og som typisk friholdes for følgeomkostninger forårsaget af forskellige skatteregler, international skole til medfølgende børn, ejendomspriser etc.

Link til Vejle Kommunens vinterberedskab lægges på EngumSogn-hjemmesiden

Eventuelt
Marcell foreslår, at der etableres en kageordning til lokalrådsmøderne.
Der opstartes en prøveperiode – Marcell medbringer kage til næste møde.